Esempio di procedura per il ritiro\rihiamo del prodotto

La procedura descritta di seguito è un esempio di una procedura di richiamo/ritiro del prodotto. 

La seguente procedura è utilizzata solo in situazioni di emergenza.

Nel caso in cui si presenti la necessità di attivare la presente procedura, il responsabile del team H.A.C.C.P. identificato nella figura di XXX YYY provvede preventivamente a notificare l’accaduto agli organi ufficiali di controllo ed ai propri clienti.

La procedura viene annualmente testata in modo tale da verificarne la sua efficacia; l’esecuzione ed i risultati di tale simulazione vengono formalmente discussi insieme allo staff e ai consulenti aziendali.

L' azienda ha provveduto ad inviare formale richiesta ad ogni cliente per conoscere nominativo e numero telefonico del responsabile da contattare in caso di necessità di richiamo del prodotto; è responsabilità del team leader XXX YYY caricare detti dati su supporto informatico o agenda cartacea, al fine di poter avere visualizzato, in caso di richiamo di un lotto, i seguenti dati, in relazione ai diversi settori commerciali:

• GDO: nominativo e n° telefonico del Responsabile Qualità

• Estero: nominativo e n° telefonico del Responsabile Qualità o Importatore

• HORECA: nominativo e n° telefonico dell’Agente o Responsabile negozio

  

La procedura può essere attivata solo nei seguenti casi:

• a seguito dell’Autocontrollo e/o delle analisi, effettuate presso il laboratorio esterno, vi sia fondato motivo di ritenere pericolosa per la salute del consumatore o comunque inadatto per il consumo un prodotto commercializzata in precedenza.

• a seguito di segnalazione da parte di terzi ufficiali (A.S.L., Laboratori Ufficiali di controllo, NAS, ecc..), che indichino la pericolosità od il vincolo al quale sono sottoposti merci o prodotti ricevuti in consegna, stoccati o distribuiti.

• a seguito di segnalazione da parte di terzi non ufficiali (Laboratori o enti di controllo di clienti, fornitori ecc..), nel caso vi sia fondato motivo di ritenere cautelativo agire di conseguenza al fine di preservare la salute pubblica e nel interesse aziendale.

Sono definiti due casi di origine della procedura di emergenza qui dettagliata:

è stata rilevata la pericolosità di una tipologia di prodotto in ingresso, ed è necessario procedere al blocco e/o ritiro di tutti i prodotti della stessa tipologia provenienti dal medesimo fornitore, o in casi eccezionali di tutte le merci provenienti dal medesimo fornitore anche se di tipologia diversa da quella segnalata.

È stata rilevata la pericolosità di una tipologia di prodotto in uscita, ed è necessario procedere al blocco e/o ritiro di tutti i prodotti della stessa tipologia, o in casi eccezionali anche di prodotti di tipologia diversa da quella segnalata.

SEGNALAZIONE RELATIVA A PRODOTTO IN INGRESSO

Alla segnalazione della merce coinvolta, il responsabile procede all'identificazione della tipologia di prodotto e del fornitore coinvolti, tramite i documenti di trasporto e le registrazioni sul materiale entrante; esamina i documenti commerciali di riferimento, ed analizza anche le informazioni ricevute circa la natura del rischio identificato, al fine di valutare se esso possa essere esteso ad eventuali prodotti di tipologia diversa provenienti dal medesimo fornitore.

Fatta l’analisi, di cui sopra, e salve disposizioni contrarie dell’autorità sanitaria, si dispone il blocco del prodotto coinvolto ancora in giacenza presso l’Azienda;

nel caso di pericolo associato o associabile a diverse tipologie di prodotto dello stesso fornitore ancora in giacenza, si procede, con le medesime modalità, al blocco delle stesse.

Si procede contestualmente a trasmettere avviso scritto al fornitore per segnalare la natura del rischio identificato e la/le tipologie di prodotto coinvolto, ed a richiedere i necessari chiarimenti in merito.

Si verificano gli identificativi del fornitore e le quantità riscontrate per i prodotti coinvolti, e procede, all'identificazione delle materie prime eventualmente ancora

stoccate nel magazzino e alla loro segregazione in attesa di ulteriori disposizioni. Il prodotto segregato viene identificato al fine di prevenirne l’utilizzo.

Si procede inoltre a verificare se le materie prime coinvolte siano state utilizzate in produzione, e si rintracciano in tal caso i lotti di prodotto finito ottenuti a partire dalle materie prime coinvolte, con l’ausilio delle schede di registrazione relative ai controlli in produzione.

Sulla base degli identificativi dei prodotti coinvolti si procede all'identificazione dei clienti ai quali il prodotto è stato eventualmente già consegnato, utilizzando come documento di riferimento le stampe delle fatture di consegna, e si provvede immediatamente alla segnalazione, a tutti i Clienti coinvolti degli estremi dei prodotti da ritirare disponendo nel medesimo tempo le modalità del loro ritiro e le eventuali disposizioni cautelative temporanee da adottarsi presso i clienti; le segnalazioni sono effettuate in forma ufficiale (telefonate, email o fax), conservandone idonee registrazioni cartacee e/o informatiche.

Qualora non tutti i Clienti fossero immediatamente contattatili, o non esistessero i sicuri presupposti a garanzia dell’avvenuto ritiro dal consumo delle merci coinvolte, si provvederà alla comunicazione immediata di tutti i dati disponibili alla A.S.L. di competenza del cliente.

SEGNALAZIONE RELATIVA A PRODOTTO IN USCITA

Alla segnalazione della merce coinvolta, tramite gli identificativi del prodotto in uscita (tipologia, n° di lotto, documento di trasporto), si procede all'identificazione del prodotto coinvolto ed alla sua storia produttiva (parametri di produzione e condizionamento, materie prime utilizzate); si analizzano anche le informazioni ricevute circa la natura del rischio identificato, al fine di valutare se esso possa essere esteso ad eventuali prodotti di tipologia diversa e della medesima provenienza.

Analizzati tutti i dati disponibili circa il rischio identificato e fatte salve disposizioni contrarie dell’autorità sanitaria, si dispone il blocco della tipologia di merce coinvolta; si procede quindi all'identificazione e blocco dei prodotti in uscita e dei prodotti in ingresso eventualmente ancora stoccati all'interno delle cisterne ed alla relativa segregazione in attesa di disposizioni.

Sulla base degli identificativi dei prodotti finiti coinvolti (tipologia e n° del lotto), si procede all'identificazione dei clienti ai quali il prodotto è stato conferito e si provvede immediatamente a segnalare, a tutti i Clienti coinvolti gli estremi dei prodotti da ritirare, disponendo, nel medesimo tempo, le modalità del loro ritiro e le eventuali disposizioni cautelative temporanee da adottarsi presso i clienti; le segnalazioni devono essere effettuate in forma ufficiale (telefonata email e/o fax), conservandone idonee registrazioni cartacee e/o informatiche.

Qualora non tutti i Clienti fossero immediatamente contattabili, o non esistessero i sicuri presupposti a garanzia dell’avvenuto ritiro dal consumo delle merci coinvolte, si provvederà alla comunicazione immediata di tutti i dati disponibili alla A.S.L. di competenza del cliente.

- Anthony Scorzelli -